Autor: Sebastian Schmidt
Datum: 20.10.2023
Kategorien: Projekte / On Tour
Einführung
Nach erfolgreicher Durchführung des Legal Tech Open Classrooms (LTOC) und eines Hackathons mit der Software BRYTER, war es zu Beginn der Sommersemesterferien 2023 endlich so weit: Es fand sich eine Taskforce zusammen. Diese bestand aus Vertretern der fünf Teams, die im Hackathon gegeneinander angetreten waren, und im Rahmen dessen die Aufgabe hatten, jeweils einen Prototyp eines Mandatsaufnahme- und Verwaltungstools für die Law Clinic Law&Legal mit der no-code Softwarelösung BRYTER zu entwickeln. Zweck der Taskforce war es daher, die guten Lösungsansätze, mit ihren jeweiligen Stärken und Alleinstellungsmerkmalen, zu einer finalen Software zusammenzuführen, um diese Law&Legal am Standort Bayreuth bereits mit Start des Wintersemesters zur Verfügung stellen zu können.
Ziel und Umsetzung
Ziel der Taskforce war es, dass auch die finale Version der Mandatsaufnahme- und Verwaltungssoftware möglichst benutzerfreundlich und automatisiert ist, sodass der ganze Beratungsprozess, von der Anfrage eines Mandanten bis zur Beendigung des Mandats, unterstützt und vor allem vereinfacht wird. Denn bisher wurden beispielsweise von den Ressortleitern alle Mandatsanfragen manuell eingetragen und passende Berater und Beraterinnen mühsam aus Exceltabellen herausgesucht. Dies ist nun Vergangenheit. Mit unserer Legal Tech Anwendung wird die Anfrage von nun an von selbst in eine Datenbank übernommen und bei der Beraterzuteilung werden automatisch Vorschläge für Beraterinnen und Berater gemacht, die sowohl zeitlich als auch im Hinblick auf das Rechtsgebiet, den Fall übernehmen können. Dadurch entstehen hohe Zeitersparnisse, die mehr Fokus auf wichtigere Aspekte zulassen.
Da die Berater nun auch jederzeit in der Lage sind, ihre zeitliche Verfügbarkeit und die Rechtsgebiete, in denen sie beraten können, selbst zu ändern, werden Korrekturen von Ressortleitern in Exceltabellen entbehrlich. Somit kann auch hier der Arbeitsaufwand reduziert werden.
Ein weiterer Punkt, der umgesetzt wurde sind automatischen Emailversendungen. Bisher mussten alle Emails selbst verfasst werden, auch standardmäßige. Fortan wird sich dies ändern. Zum einen wird der Mandant künftig ohne weiteres Zutun beispielsweise eine Mandatsanfragebestätigung und eine Zusage/Absage erhalten. Zum anderen erhalten Ressortleiter und Berater bei Änderungen im Beratungsprozess Benachrichtigungen, sodass auch die interne Kommunikation effizienter wird.
Um für jedermann einen Zugang zum Recht zu schaffen und Hürden abzubauen, ist neben kostenloser bzw. kostengünstiger Rechtsberatung auch das Überwinden von Sprachbarrieren ein großes Thema. Nicht nur, aber besonders in Asylverfahren können Sprachprobleme Rechtssuchende davon abhalten, sich rechtliche Hilfe zu suchen. Deswegen ermöglicht es unsere Software, dass das Mandatsanfrageformular in eine von fünf verfügbaren Sprachen übersetzt wird. Auch alle automatisierten Emails erhält der Mandant dann in der gewählten Sprache. Im Zusammenspiel mit der Pro-Bono Tätigkeit von Law&Legal kann somit für alle ein wertvolles Angebot am Rechtsmarkt offeriert werden.
Zahlreiche weitere Features, wie zum Beispiel die Feedbackfunktion oder die vereinfachte Terminvereinbarung, komplettieren das Verwaltungstool.
Ausblick und Learnings
Die Software ist nun mit Ende der Semesterferien vorläufig fertig entwickelt worden, was aber nicht heißt, dass in Zukunft nichts mehr passieren wird!
Nach einer kurzen Einführung in die Benutzung der Software mittels Workshop für alle Law&Legal Mitglieder, wird zu Beginn des Wintersemesters 23/24 eine Testphase starten, in der unsere Mandatsaufnahme- und Verwaltungssoftware direkt in der Beratungspraxis zur Anwendung kommt. In enger Abstimmung können in dieser Phase noch kleinere Fehler beseitigt, und Wünsche umgesetzt werden. Nach erfolgreichem Abschließen dieser Testphase wird b{u}ilt auch allen anderen, bundesweit vertretenen, Standorten von Law&Legal anbieten, die Software zur Verfügung zu stellen. Vier Standorte haben daran bereits großes Interesse bekundet. Für die Zukunft besteht bereits die Idee, neue Legal Tech Anwendungen zu entwickeln und in den Beratungsprozess zu integrieren, um diesen weiter zu digitalisieren und zu vereinfachen.
Rückblickend betrachtet konnten wir viele neue Erkenntnisse gewinnen. Dank BRYTER konnten wir im Legal Tech Open Classroom (LTOC) den Umgang mit einer der führenden no-code Softwarelösungen im Legal Tech Bereich erlernen und durften im Hackathon und in der Taskforce erfahren, wie man konkret ein Digitalisierungsprojekt plant und umsetzt. Darüber hinaus erstaunte uns, wie einfach sich große Projekte und maßgeschneiderte Lösungen mit BRYTER verwirklichen lassen. Programmiererfahrung ist dafür nicht notwendig, aber von Vorteil. Die erlernten Skills werden uns im späteren Berufsleben sicher zugutekommen, denn die Digitalisierung wird auch das gesamte Rechtswesen nicht unberührt lassen!
Schlussworte
Abschließend bleibt nur, uns ganz herzlich bei unserem Partner BRYTER für die großartige Kooperation und die Zurverfügungstellung von BRYTER Open zu bedanken! Unser Dank gilt auch Law&Legal für die gemeinsame Umsetzung dieses Projekts.
Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit!